Procesoptimalisatie: hoe pak je dat aan?

11 March 2021 - Marianne Reussing; Andrea Hirzinger; Romy Janssens

In de loop der jaren heeft Solid Professionals Consulting veel procesoptimalisatietrajecten succesvol afgerond. We hebben hiermee de doorlooptijd van rapportages kunnen verkorten door het inzetten van Robotic Process Automation (RPA) en de focus op efficiëntie vergroot door het introduceren van proces KPI’s en visueel management.

We worden door klanten gevraagd om te helpen bij dit type vraagstukken omdat we ons onderscheiden door sterke inhoudelijke kennis op het gebied van Finance & Risk en doordat we gebruikmaken van de nieuwste technologieën. We hanteren hiervoor een vaste methodiek gebaseerd op Lean Six Sigma, Operational Excellence en klantervaring.

 

Welke tools zijn er voor procesoptimalisatie en wanneer gebruik je ze?

In onze methodiek gebruiken we een aantal belangrijke tools. Deze tools stellen ons in staat om een passende oplossing te vinden.
Wanneer maak je gebruik van welke tool?

Het probleem is duidelijk, de oplossing nog niet

Als er sprake is van een probleem waarvan de oplossing nog niet duidelijk is, dan gebruiken we de Quick-scan.
Voorbeelden van veelvoorkomende problemen zijn:

      • het structureel niet halen van een deadline of klantafspraak
      • piekbelasting voor werknemers in specifieke periodes.

We gaan terug naar de klantwaarde, brengen de proces performance in kaart en identificeren verspillingen (inclusief bijbehorende grondoorzaken). Hierdoor kunnen we in een week tijd concreet tot een verbetervoorstel komen.

Daarnaast is de Quick-scan ook geschikt om samen met de medewerkers op de vloer uit te voeren. Medewerkers gaan onder begeleiding van consultants aan de slag met procesverbeteringen. Het leert de medewerkers met een andere blik naar hun werkzaamheden te kijken en verspillingen te herkennen. Het geeft ze handvatten om oplossingsmogelijkheden zoals RPA, Alteryx en Power BI in te zetten. Een extra en belangrijk voordeel is dat het betrekken van de medewerkers leidt tot een verbreding van het draagvlak voor aankomende verbeteringen.

De problemen zijn nog niet duidelijk

Als het nog niet duidelijk is op welke problemen je je hebt te focussen, geeft het uitvoeren van een omgevingsanalyse meer inzicht. In deze holistische analyse worden high level processtappen van core en non-core processen op een afdeling gelabeld en geanalyseerd. Deze analyse geeft inzicht in hoe de FTE’s zijn verdeeld en waar de toegevoegde waarde en complexiteit zich bevindt. Hierdoor wordt het mogelijk om gericht een verbeterinitiatief op te zetten.

Prioriteit bepalen

Een vervolg op bovenstaande methoden is de Proces Improvement Board. Hier worden de belangrijkste stakeholders bij elkaar gebracht om prioriteit te bepalen en ervoor zorgen dat acties worden opgevolgd. Naast nieuwe verbeterinitiatieven worden ook de Proces Performance en Roadmap onder de aandacht gebracht en afgestemd.

 

Oplossingsrichtingen

Voor het verbeteren van je processen zijn er verschillende innovatieve oplossingen mogelijk. Denk hierbij aan RPA, Alteryx en Power BI. Wij hebben het voordeel dat we, door onze samenwerking met Solid Professionals Solutions, in staat zijn om deze oplossingen ook daadwerkelijk volledig te implementeren.

 

Aandacht voor weerstand en veranderbereidheid

Een ander belangrijk onderdeel van onze methodiek is de aandacht voor weerstand en veranderbereidheid. Om succesvol te veranderen is het meekrijgen van de medewerkers cruciaal.
Zaken als het zorgen voor voldoende urgentiegevoel, het betrekken van de juiste mensen en het creëren van de juiste randvoorwaarde zorgen ervoor dat de verandering daadwerkelijk in de organisatie wordt verankerd. De verankering is compleet als de voortgang op verandering periodiek en systematisch wordt gemeten en geëvalueerd (zoals bijvoorbeeld in de Process Improvement Board).

 

Waar heb je nog meer rekening mee te houden?

Procesoptimalisatie klinkt simpel, maar is in de praktijk vaak complex. Het is om die reden onmogelijk om alle aandachtspunten in dit artikel te beschrijven. Onze consultants Marianne, Andrea en Romy hebben ruime ervaring en helpen graag bij specifieke vragen.

Marianne Reussing

Consultant Finance & Risk

mariannereussing@solidprofessionals.nl

T: +31 (0)30 2400 511

Deel deze blog op