Online onboarding

3 juni, 2020 - Judy Rotering,
Veel sollicitatieprocedures staan stil. De gesprekken die wel doorgaan, vinden online plaats. We lijken eraan te wennen en beginnen ook de voordelen te ervaren. Maar hoe zit het met het online onboarden van nieuwe collega’s? Aan een nieuwe baan beginnen is altijd een grote verandering. Nieuwe collega’s, nieuwe omgeving, nieuwe werkzaamheden, nieuwe afkortingen en ga zo maar door. Hoe werk je iemand in en zorg je dat hij of zij zich snel thuis voelt in het team?

Jarno Herbers is twee maanden geleden gestart als trainee in het Young Professional programma van Solid Professionals. Hij werkt als Reporting Analist bij Rabobank. Bart Wamsteker (manager) en Pieter Wolters werken hem in en hebben hem samen met de rest van het team hartelijk ontvangen. Lees hieronder hun ervaringen en tips. 

Hoe is Jarno ontvangen?

Pieter: Voorafgaand aan de eerste dag van Jarno hebben we alle benodigde apparatuur, applicaties en toegangsrechten geregeld. Jarno woont dichtbij kantoor en kon zijn laptop daar ophalen. 

Jarno: Tijdens de Daily Stand-up heb ik mezelf kort voorgesteld aan het team. Op donderdag, tijdens de virtuele borrel, heb ik mezelf verder geïntroduceerd en ben ik door iedereen welkom geheten.

Pieter: Na online kennis gemaakt te hebben, heb ik Jarno het een en ander uitgelegd over het team, de systemen, rapportageprocessen, etc.

Het inwerken. Hoe ging dat?

Jarno: In de eerste weken heb ik voornamelijk meegekeken via Skype. Hier heb ik de manier van werken leren kennen. Ik kreeg meer informatie over wat het team precies doet binnen de Rabobank, welke systemen allemaal gebruikt worden en vooral welke werkzaamheden ik in mijn functie ga doen. 
Na twee weken meekijken mocht ik zelfstandig aan de slag met verschillende ‘’disclosures’’ van de kwartaalrapportage. Bij vragen of problemen kon ik altijd bij Pieter of andere collega’s terecht. Ik voelde me hierdoor vanaf het eerste moment betrokken bij het team, ook al heb ik veel van mijn collega’s nog nooit face-to-face ontmoet.

Wat was lastig?

Pieter: Het blijft uiteraard fijner om iemand in levende lijve te ontmoeten en de non-verbale communicatie te kunnen waarnemen, dit is via de digitale kanalen een stuk lastiger. Met name in het begin is niet waar te nemen of iemand de uitleg begrijpt of dat er nog onduidelijkheden zijn. 
Anderzijds leer je wel beter en sneller omgaan met de moderne communicatiemiddelen als Skype/Microsoft Teams.

Hoe hebben jullie dit opgelost?

Pieter: Jarno is zo snel mogelijk zelf aan de slag gegaan. Door een nieuw teamlid zelf naar de oplossing te laten zoeken gaat het leerproces sneller. Het is daarnaast belangrijk dat het nieuwe teamlid het ‘hoe’ en ‘waarom’ snapt, en geen trucje leert. Indien een nieuwe medewerker vastloopt is er altijd een iemand aanwezig die kan helpen. Ook tijdens het thuiswerken.

Wat is jullie advies richting starters en managers die voor dezelfde uitdaging staan?

Jarno: Wees als nieuw teamlid niet te afwachtend. Benader je mentor of andere collega’s via de online communicatiekanalen. Probeer zo veel mogelijk informatie op te nemen en vragen te stellen. Je hebt hier later alleen maar profijt van. Bovendien zou ik zo veel mogelijk deelnemen aan virtuele borrels of andere activiteiten die binnen jouw afdeling georganiseerd worden, zodat je jouw collega’s ook op persoonlijk vlak beter leert kennen.

Pieter: Zorg dat alle benodigde rechten en applicaties geregeld zijn, zodat een nieuwe medewerker zo snel mogelijk zelf aan de slag kan en kan leren.