Stap uit je tunnelvisie

4 November 2021 - Leon Harbers

Solid Professionals biedt integrale dienstverlening. Solid Professionals Solutions staat voor het gebruik van technologische toepassingen bij onze klant. Hiermee willen we klanten en medewerkers verbinden door het stimuleren van innovatie en ondernemerschap. Wij bieden oplossingen op het gebied van procesoptimalisatie, automatisering, datavisualisatie en risicobeheersing.

 

De cirkel rond

Vanuit Solid Professionals Solutions zien we een viertal problemen bij organisaties. Vaak ontbreekt het aan inzicht in bedrijfsprocessen of is er een tunnelvisie gevormd waardoor deze processen niet meer goed beoordeeld worden. Veel organisaties hebben moeite om te bepalen waar kansen liggen voor procesverbeteringen. Middels een Quick Scan ondersteunen wij in het identificeren van inefficiënties om te bepalen waar het verbeterpotentieel ligt.

We merken dat, zodra het verbeterpotentieel inzichtelijk is, de connectie naar automatisering en/of robotisering van deze processen nog lastig gemaakt wordt. Het lukt vaak niet om processen – gekenmerkt door handmatige en foutgevoelige handelingen – te automatiseren. Vaak komt dit door een gebrek aan kennis, resources of intern draagvlak. Het maken van een business case voor Robotic Process Automation kan helpen de besparingen en andere voordelen inzichtelijk te maken.

Daarnaast zien we bij veel organisaties waar we mee werken een enorme hoeveelheid aan data(bronnen). Het ontbreekt aan een overzichtelijke weergave van de data, met als gevolg een gebrek aan goede stuurinformatie. Het is essentieel om de resultaten van een proces inzichtelijk te maken met goede datavisualisatie oplossingen.

Ten slotte hebben organisaties vaak weinig grip op hun bestaande processen door een gebrek aan integraal risicomanagement op control frameworks. Het is van groot belang om volledig ‘in control’ te zijn en aan te tonen dat je volledig grip hebt op de processen. Om de cirkel rond te maken houden wij ons bezig met de inrichting van integrale risicomanagement dashboards. Dit zorgt voor de juiste controle.

Solid Professionals Solutions. Procesoptimalisatie, Automatisering, datavisualisatie en Risicobeheersing

Procesoptimalisatie

Het startpunt van een verbetertraject is altijd procesoptimalisatie. Indien je als organisatie niet inzichtelijk hebt waar de pijnpunten van je processen liggen kun je ook weinig aan je processen verbeteren. In de praktijk gaat de aandacht meer uit naar het ‘wat’ dan naar het ‘hoe’, hierdoor ontstaan onbedoeld inefficiënte processen. Dit leidt in de dagelijkse gang van zaken tot extra handelingen en noodzaak voor meer onderlinge afstemming. Afdelingen zijn vaak volledig bezig met uitvoering van de ‘run’ taken, waardoor er geen/beperkt tijd is om het proces structureel te verbeteren.

Door te investeren in een efficiënt proces kun je een grote kwaliteitsslag maken en een tijdsbesparing realiseren. Door inzicht te krijgen in het verbeterpotentieel van je afdeling weet je wat je moet verbeteren. Met de Quickscan krijg je inzicht in de werking en het verbeterpotentieel van bedrijfsprocessen in jouw organisatie of afdeling. Vervolgstappen kunnen zijn een Lean verbetertraject (Blackbelt 2.0), een omgevingsscan van de volledige keten of een automatiseringstraject met Robotic Process Automation.

 

Automatisering

Een van de vervolgstappen op de Quickscan is het automatiseren en/of robotiseren van je processen. In iedere organisatie komen werkzaamheden voor die bestaan uit eenvoudige en repeterende handelingen. Veel van deze werkzaamheden zijn voor medewerkers tijdrovend en weinig uitdagend. Het logische gevolg is dat onnodige fouten worden gemaakt met herstelacties en -kosten tot gevolg. Daarbij is er vaak sprake van relatief veel wachttijd tussen de processtappen waardoor de doorlooptijd in het proces hoger dan noodzakelijk is. Door de weinig uitdagende werkzaamheden is bovendien het verloop van medewerkers hoger dan wenselijk.

Bij automatisering kijk je of er procesaanpassingen in het huidige systeemlandschap gedaan kan worden. Als dit niet kan is robotisering een van de opties. Een proces leent zich goed voor RPA wanneer deze ‘rule based’ is, hoge volumes betreft, arbeidsintensief is, gestructureerde data als input heeft en met stabiele inputbronnen te maken heeft. Door het proces te robotiseren kun je uiteindelijk kwaliteit vergroten, de doorlooptijden versnellen, kansen op menselijke fouten verkleinen en de werkzaamheden van je medewerkers weer toespitsen op waarde toevoegende activiteiten zoals analyses en procesverbeteringen.

Datavisualisatie

Het is van groot belang om beslissingen te baseren op de juiste stuurinformatie. Om goed onderbouwde beslissingen te maken is het noodzakelijk om goede dashboards te hebben die de juiste informatie laten zien. Het ontbreekt vaak aan één centrale plek waar informatie wordt getoond aan de juiste mensen in de organisatie. Daarbij is het erg waardevol om in te zoomen op de onderliggende data en dwarsdoorsnedes te maken. Nadat een proces geoptimaliseerd en geautomatiseerd is, kan met de data die daaruit voortvloeit de basis worden gevormd voor nieuwe plannen, beslissingen, of andere acties.

Door, met de juiste datakoppelingen, één helder overzicht te maken in Power BI, kost het maken van dashboards geen tijd meer. Alle inzichten op één plek met daarbij een logisch datamodel. Maandelijks mutaties van de cijfers inzien (balans & resultatenrekening), toelichting geven op mutaties en een gedegen forecast maken is allemaal mogelijk met datavisualisatie. Ook het creëren van data kwaliteit dashboards om te sturen op verbeteringen hoort tot de toepassingen. Kortom, een oplossing die veel inzichten biedt.

Risicobeheersing

Om aan te tonen dat een organisatie volledig ‘in control’ is op de processen, is het belangrijk om aan risicobeheersing te doen. Risico’s worden op diverse plekken geïdentificeerd en opgevolgd. Een integraal beeld ontbreekt vaak waardoor stuur- en verantwoordingsinformatie vaak moeilijk tot stand komt. Het gevolg is dat de organisatie niet aantoonbaar in control is en daardoor niet aan de gestelde wet- en regelgeving voldoet. Grip krijgen op de (key-)controls en gestelde normenkaders is enorm belangrijk.

De oplossing is één platform creëren waar alle normenkaders en wet- en regelgeving bij elkaar komen. Door integraal inzicht krijg je weer grip op de belangrijkste frameworks, informatieveiligheid, risico analyses, key controls, processen en AVG eisen. Toezichthouders en auditors willen op dagelijkse basis inzicht in actuele risico’s en effectiviteit van beheersing op de normenkaders. Door het toepassen van continuous monitoring ben je real-time in control.

Investeren in de toekomst

Meedenken met onze klanten om uit hun tunnelvisie te stappen en samen investeren in toekomstbestendige oplossingen zorgt voor leuker werk, de juiste inzichten, slimmere manieren van werken en een digitale organisatie die volledig klaar is voor de uitdagingen die gaan komen.

Demo video

Omdat we veel vragen krijgen over hoe RPA in de praktijk werkt, hebben we een demo video ontwikkeld. Je vraagt hem aan via deze link.

Leon Harbers

Business development consultant

leonharbers@solidprofessionals.nl
M: +31 (0)6 57 54 43 91
T: +31 (0)30 2400 511

Deel deze blog op

Related Insights & Blogs

Stap uit je tunnelvisie

Solid Professionals biedt integrale dienstverlening. Solid Professionals Solutions staat voor het gebruik van technologische toepassingen bij onze klant. Hiermee willen we klanten en medewerkers verbinden…

Procesoptimalisatie: hoe pak je dat aan?

In de loop der jaren heeft Solid Professionals Consulting veel procesoptimalisatietrajecten succesvol afgerond. We hebben hiermee de doorlooptijd van rapportages kunnen verkorten door het inzetten…

Solid Professionals Solutions: In vier stappen klaar voor de toekomst

Solid Professionals heeft de afgelopen jaren sterk geïnvesteerd in het nieuwe onderdeel Solid Professionals Solutions. Dit is een onderdeel dat verschillende innovatieve oplossingen, op het…

Procesoptimalisatie: dit heb je nodig

In dit artikel komen drie consultants van Solid Professionals aan het woord over hun ervaringen bij projecten ...

How we built the model to help you make a sustainable choice

We built a database with 2000+ clothing brands with a sustainability rating. In this article, we walk you through the interesting parts of the process.

Could Artificial intelligence help you buy sustainable clothing?

Since the horrible Dhaka collapse in 2013, the situation concerning working conditions has somewhat improved and clothing brands are trying to make a change. However…

Procesbeheersing: nieuwe uitdagingen, nieuwe mogelijkheden

Hoe combineer je de traditionele en nieuwe mogelijkheden van procesbeheersing? En hoe pak je dit als bedrijf aan?

Starten met AI, zo makkelijk kan het zijn

Het gebrek aan rekencapaciteit is een veelgehoord argument om niet te starten met AI. Maar is dat terecht?

AI, de juiste kennis op het juiste moment

De verschillende fases van volwassenheid van AI binnen organisaties en welke mensen horen daarbij?

Distributed Ledger Technology: waar staan we?

Distributed Ledger Technology (DLT) wordt veelal – al dan niet versterkt door ontwikkelingen die we zien rondom Bitcoin en andere cryptovaluta’s – gezien als één…