Goede afspraken, betere datakwaliteit

15 September 2021 - Jeroen Kriele

Data geven informatie en kennis. Kwalitatieve data geven waardevolle informatie en kennis. Maar wat is precies de definitie van datakwaliteit? Bij Solid Professionals zeggen we: de mate waarin data geschikt zijn voor het doel waarvoor je ze gebruikt.

In een eerdere blog hebben we het belang van Data Governance aangegeven. Door middel van Data Governance wordt een set van afspraken en gekozen standaarden vastgelegd zodat iedereen binnen een organisatie op dezelfde manier omgaat met de data. Dit is nodig om de consistentie, betrouwbaarheid en ongehinderde beschikbaarheid van data te garanderen, en zodoende de werkprocessen in de organisatie optimaal te ondersteunen. Gebruiken we bijvoorbeeld een Engelse of Nederlandse datumnotatie? Zonder dit soort afspraken is de kans groot dat medewerkers de data op een verkeerde manier invoeren.

Door de snelle toename van de hoeveelheid data is het steeds belangrijker om een goed Data Governance programma te hebben. Zo’n programma biedt tal van voordelen: een gestandaardiseerd datasysteem, beleid en procedures rond datagebruik en opslag, het monitoren van datakwaliteit en het verbeteren of aanvullen van de data. Data Governance programma’s zorgen er dus voor dat de waarde van data voor de organisatie toeneemt.

De betekenis van data

Data hebben namelijk op zichzelf weinig tot geen betekenis. Neem de cijferreeks 1234.56.789. Dat zegt niks tot je weet dat dit iemands Burgerservicenummer (BSN) is: een bijzonder en zeer waardevol persoonsgegeven. Wie een hypotheek aanvraagt, moet dit nummer invoeren in de offerteaanvraag, mensen kunnen zich ermee identificeren en banken gebruiken het om te kunnen communiceren met de belastingdienst. Tegenwoordig is het een verplicht veld in een hypotheekofferte. Vroeger was het geen verplicht veld en werd het veld soms overgeslagen. Een ingevuld BSN veld is nodig om een koppeling te maken met de Belastingdienst. Overigens, als het wel is ingevuld dan zegt dat nog niets over de datakwaliteit. Daarvoor moet het veld ook nog voldoen aan de 11-proef¹ en het nummer moet uniek zijn. Kortom zowel een leeg verplicht veld bij BSN, al een foutief BSN geeft aan dat de datakwaliteit laag is.

In algemene zin geldt dat als er lege of incorrecte velden worden vastgelegd, banken door de toezichthouders verplicht worden om die te verbeteren. Dit levert extra kosten op. Banken krijgen hierdoor een extra functie, namelijk die van verlengstuk van de overheid. Dit zie je ook terug door het steeds strenger worden van de eisen van Know Your Customer en het tegengaan van witwassen.

Data & Privacy

Voor organisaties die werken met bijzondere data is Data Governance nog belangrijker, bijvoorbeeld omdat ze te maken hebben met eisen rondom de privacy van mensen. Sinds de invoering van de nieuwe privacywet GDPR per 25 mei 2018, gelden er extra eisen en mogen deze bijzondere data alleen onder zeer strenge voorwaarden verwerkt worden. Er wordt namelijk onderscheid gemaakt tussen een persoonsgegeven en een bijzonder persoonsgegeven.

Een persoonsgegeven is elk gegeven dat in relatie kan worden gebracht met een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Dit wil zeggen dat aan de hand van persoonsgegevens zonder veel inspanning een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd. Gegevens van een overleden persoon vallen niet onder persoonsgegevens. Voorbeelden zijn: naam, adres en woonplaats, maar ook emailadressen, pasfoto’s en iemands IQ. Naast persoonsgegevens wordt onderscheid gemaakt naar bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die iemands privacy ernstig kunnen aantasten. Deze gegevens mogen dan ook alleen onder zeer strenge voorwaarden worden verwerkt. Voorbeelden van deze bijzondere persoonsgegevens zijn gezondheid, geloofsovertuiging, politieke voorkeur, ras en Burgerservicenummer².

Meten is weten

Naast Data Governance is het van belang om datakwaliteit regelmatig te meten. In de projecten die wij als Solid Professionals uitvoeren, adviseren wij om minimaal maandelijks de kwaliteit van je kritieke data elementen te meten. Met kritieke data elementen bedoelen we de velden die belangrijk zijn voor bijvoorbeeld een rapportage. Op basis van deze rapportages worden immers beslissingen genomen en dat moet gebeuren op basis van betrouwbare data.

De toezichthouders, maar ook de interne stakeholders willen steeds meer en sneller over informatie beschikken. Wat wij merken is dat het samenstellen van rapportages veel tijd kost omdat er gegevens ontbreken of omdat deze foutief zijn verwerkt. Deze tijd kan worden verkort door ervoor te zorgen dat de kwaliteit van je kritieke data elementen juist, volledig, tijdig, consistent, valide en uniek zijn, en met oog op bijzondere persoonsgegevens, dat ze compliant zijn met de wet- en regelgeving³.

Aan de hand van een Data Governance programma en dus het gebruik van goede datadefinities heeft een organisatie één versie van de waarheid, inzicht in de datastromen en neemt de kans op ‘in één keer goed’ toe.

Door onze jarenlange ervaring bij diverse financiële instellingen, helpen wij met het opzetten en implementeren van een Data Governance programma. Over hoe je zo’n project aanpakt, gaan we graag in gesprek.

  1. Elf-proef: voor uitleg zie https://www.calaris.nl/index.php/tips/algemeen/37-bsn-11-proef-valideren
  2. https://www.consultancy.nl/nieuws/13924/nieuwe-privacywet-doet-belang-van-data-governance-toenemen
  3. Verhoog datakwaliteit voor beter rapportageproces (consultancy.nl)

 

Wil je een afspraak maken of meer weten over Data Quality Management? Neem dan contact op met Jeroen Kriele.

Jeroen Kriele

Principal Consultant

jeroenkriele@solidprofessionals.nl
M: +31 (0)6 31 62 76 05
T: +31 (0)30 2400 511

Deel deze blog op

Related Insights & Blogs

Goede afspraken, betere datakwaliteit

Data geven informatie en kennis. Kwalitatieve data geven waardevolle informatie en kennis. Maar wat is precies de definitie van datakwaliteit? Bij Solid Professionals zeggen we:…