Insights & Blogs

Type

Onderwerp

The show must go on… Hoe loopt je rapportage flow door in tijden van thuiswerken?

apr 1, 2020, 12:49
Communicatie en coördinatie zijn belangrijk voor financiële rapportage vanuit huis. Leon Harbers beschrijft dit in zijn blog over de rapportage keten.
Title : The show must go on… Hoe loopt je rapportage flow door in tijden van thuiswerken?

Hoe moet je dit nu doen; de kritieke bankprocessen laten doorgaan terwijl al je medewerkers vanuit huis werken? Het coronavirus heeft een grote impact op de hele samenleving. Veel teams werken vanuit huis en dat brengt uitdagingen met zich mee in de communicatie, software, teamproductiviteit en het aantrekken van nieuwe medewerkers.  Tegelijkertijd verlangen toezichthouders en interne stakeholders dat cruciale processen van de bank, waaronder het opleveren van de financiële verslaggeving, blijven doorlopen. Medewerkers van finance, accounting, rapportage en risk afdelingen worden gevraagd deze processen vanuit huis te blijven voorzetten volgens de afgesproken tijdslijnen. Zelfs in deze tijden geldt: “The Show Must Go On” – Queen 

Communicatie  

Een grote uitdaging bij de oplevering van de financiële rapportage vanuit huis is de communicatie en coördinatie tussen schakels in de volledige rapportage keten. Communicatie via enkel technologische middelen kan zorgen voor onduidelijkheden en hogere foutmarges. Doorlooptijden tussen schakels zijn langer, door slechte coördinatie van het gehele proces op afstand. Voor teamleads de taak om ook op afstand de regie over het proces te behouden door te blijven communiceren met je medewerkers. Goede communicatie en coördinatie zal ervoor zorgen dat de kwaliteit en snelheid van de financiële verslaglegging op orde blijft.    

Software  

Een ander bijkomend probleem is dat heel thuiswerkend Nederland extern wil inloggen. Het gevolg is dat de systeemcapaciteit dit niet tegelijkertijd aankan waardoor er overbelasting van het netwerk ontstaat. Daarnaast heeft niet iedereen thuis de beste middelen, denk aan trage (internet) verbinding of helemaal geen mogelijkheid om veilig extern te kunnen inloggen. Door deze vertragende factoren kunnen tijdslijnen van het rapportageproces in gevaar komen.  

Productiviteit  

Verplicht thuiswerken door de coronacrisis, een vloek of zegen voor de productiviteit van je medewerkers? Uit onderzoek blijkt dat geconcentreerd thuiswerken veel tijd kan besparen, maar er liggen ook veel verleidingen op de loer. Thuiswerken zorgt er bij veel medewerkers voor dat zij beter geconcentreerd kunnen werken, omdat ad-hoc vragen van collega’s nu veel minder worden gesteld.   

Maar, het risico dat je medewerkers tussendoor andere dingen gaan doen is groot. Daarnaast kan de duur van deze thuiswerk maatregelen zorgen voor een sociaal isolement van je medewerkers. Allemaal voorbeelden waardoor de productiviteit van thuiswerkende medewerkers mogelijk wordt verlaagd. Het belangrijkste is in gesprek te blijven met je collega’s om hen te helpen de juiste dingen te blijven doen.    

Nieuwe medewerkers  

Om de kritieke processen van je afdeling goed te kunnen blijven uitvoeren is het belangrijk dat je de bezetting van je team op orde hebt met voldoende deskundige mensen. Deze teambezetting kan onder druk komen te staan door uitval van bijvoorbeeld zieke collega’s. Het is dan een uitdaging om (tijdelijke) specialisten met de juiste kennis en ervaringsniveau te vinden. Iemand gevonden, dan staat de volgende uitdaging voor de deur; de nieuwe medewerker goed inwerken en begeleiden op afstand.   

Robotic Proces Automation (RPA)  

Gelukkig zien wij vanuit Solid Professionals voldoende mogelijkheden de genoemde uitdagingen het hoofd te bieden. Naast de inzet van tijdelijke medewerkers met specialistische kennis van financiële processen en verslaglegging, kan ook de Robotic Proces Automation (RPA) een oplossing zijn.  

Met RPA worden foutgevoelige en repetitieve werkzaamheden overgenomen door software robots. Werkzaamheden worden gestandaardiseerd en automatisch uitgevoerd, waardoor de afhankelijkheid van medewerkers wordt geminimaliseerd. Een belangrijk voordeel van software-robots is dat de kwaliteit van de rapportages omhoog gaat door reductie van het aantal (menselijke) fouten. Bijkomend voordeel is dat het proces veel efficiënter wordt door verminderen van wachttijden tussen schakels. Een robot is altijd en overal beschikbaar, waardoor kritieke processen, zoals de financiële rapportageprocessen, 24/7 kunnen doorgaan. Je medewerkers kunnen zich hierdoor weer volledig focussen op die stappen in het proces, waar hun kennis en kunde echt nodig is.      

Nieuwsgierig geworden hoe Solid Professionals kan helpen met het automatiseren van je processen doormiddel van Robotic Process Automation?   

Job classifications :
Categories :
  • Artikel
Tags :