Waarom starten met Power BI?
Als Power BI specialist is Roderick gespecialiseerd in het ontwerpen en bouwen van dashboards en management rapportages. In deze blog geeft hij zes redenen voor organisaties in de financiële sector om gebruik te maken van Power BI.
Bekend scenario voor veel organisaties
Een scenario dat ik regelmatig bij klanten tegenkom: er komt een ad-hoc vraag binnen die zo snel mogelijk beantwoord moet worden, en het antwoord ligt ergens verstopt in een bak met data. De oplossing wordt over het algemeen gezocht in het genereren van meerdere data-exports uit een willekeurig BI-systeem. Vervolgens wordt geprobeerd deze data aan elkaar te plakken in Excel en worden er nog wat bewerkingen gedaan. Tot slot komt de output in draaitabellen terecht, zodat het geanalyseerd kan worden. Dit gaat vaak gepaard met de volgende nadelen en risico’s:
- Veel handmatig werk met grote kans op fouten.
- Veel personen die in staat zijn om het Excel-bestand te bewerken. Tegelijkertijd is er geen of een onduidelijke audit-trail.
- Slechte performance (of zelfs crashen) van Excel bij het uitvoeren van bewerkingen op honderdduizenden regels.
- Bij een verandering in de data moeten de exports opnieuw worden gegenereerd en moet weer van voor af aan worden begonnen.
Nog verontrustender is het wanneer deze werkmethode wordt gebruikt om routinematige analyses of processen uit te voeren. Toch is dit vaak, door beperkte change capaciteit en/of andere prioriteiten, de realiteit. Microsoft Power BI kan in dit soort situaties een veel beter alternatief bieden voor Excel.
6 redenen om te starten met Power BI
1. Databronnen en datamodel
Power BI maakt het door middel van 100+ verschillende connectoren eenvoudig om data te ontsluiten. Dit kan data zijn van:
- Online services (zoals Google Analytics, LinkedIn of SalesForce)
- Data uit een database (zoals SQL Server of Oracle)
- Losse bestanden (zoals Excel-, CSV- of PDF-bestanden)
In het datamodel kan vervolgens data uit deze verschillende bronnen met elkaar gecombineerd worden. Omdat Power BI een connectie maakt met de databron kan de data in het rapport automatisch worden ververst, zonder handmatige handelingen. Ook real-time inzicht behoort tot de mogelijkheden. Het gecreëerde datamodel kan tot slot voor meerdere rapportages worden gebruikt, zodat een single source of truth behouden blijft.
2. Performance
In tegenstelling tot Excel is Power BI gebouwd om met honderden miljoen regels aan data te kunnen werken. Het analyseren van grote datasets is in Power BI dus snel en pijnloos.
3. Samenwerken
Rapporten worden gebouwd in de Power BI desktop applicatie, waarna ze kunnen worden gedeeld met collega’s door ze te publiceren op de Power BI Service (cloud-omgeving) of de Power BI Report Server (On-premise). Vervolgens kan aan collega’s toegang gegeven worden tot het rapport, en optioneel ook het recht om bijvoorbeeld het rapport en/of de dataset te bewerken. Vooral de Power BI Service is door het gebruik van workspaces (net als bijvoorbeeld in Microsoft Teams en Sharepoint) een platform wat samenwerken erg simpel en gebruiksvriendelijk maakt.
4. Security & Governance
Power BI biedt veel opties om toegang tot data te beperken en om door verschillende rollen te hanteren functiescheiding toe te passen. Enkele voorbeelden:
- Slechts een deel van de data zichtbaar maken voor de eindgebruiker van een rapport, afhankelijk van diens rol, door middel van Row Level Security (RLS). Bijvoorbeeld een manager die alleen de data van zijn eigen afdeling kan zien in plaats van de data van de gehele organisatie.
- Gebruikers met een alleen-lezen rol versus gebruikers die zelf rapporten kunnen bouwen.
- Gebruikers die alleen rapporten met behulp van bestaande datasets kunnen bouwen versus gebruikers die zelf datasets kunnen creëren of aanpassen.
5. Krachtige visuals en out of the box AI
Power BI gebruikt visuals om data te visualiseren, de meest bekende voorbeelden zijn de standaard line charts, bar charts en tabellen. Er zijn echter veel meer soorten visuals beschikbaar, de opties zijn praktisch eindeloos door de beschikbaarheid van Custom visuals (visuals ontwikkeld door derde partijen). Ook stelt Microsoft een aantal visuals beschikbaar met out-of-the-box AI mogelijkheden; je hoeft dus geen data scientist te zijn om met Power BI complexe statistische analyses uit te kunnen voeren. Tevens kunnen alle visuals op een pagina met elkaar interacteren, en is Power BI zeer geschikt voor slice and dice en data drillthroughsvoor gedetailleerde analyses.
6. Microsoft
Het feit dat Power BI een Microsoft tool is biedt vele voordelen:
- Bekende look & feel aangezien praktisch iedereen bekend is met Microsoft Office producten.
- Goede integratie met andere Microsoft producten zoals Excel, Teams, SharePoint, andere Power Platform producten en de vele Azure producten.
- Microsoft end-to-end databeveiliging.
- Grote Power BI gebruikers-community, Microsoft support en maandelijkse updates aan de hand van feedback van gebruikers.
- Microsoft is volgens Gartner leader in Analytics & Business Intelligence platforms (bron: Gartner Magic Quadrant 2021)
Conclusie
In dit artikel zijn slechts enkele van de vele redenen toegelicht om te starten met het gebruik van Power BI. Een tool als Power BI helpt organisaties om meer en meer een data driven organisatie te worden en stelt managers, controllers, business owners en andere beslissingsnemers in staat om betere, onderbouwde beslissingen te nemen.
*Het originele artikel is gepubliceerd in 2021 op solidprofessionals.nl. In 2022 is het artikel herzien en opnieuw gepubliceerd.
Meer informatie
Om iedereen op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met Power BI, creëerden we demo-dasbhoards.
