Project: Wat je moet weten over Data Issue Management

2 December 2020 - Marco Kooistra

Het Data Issue Management (DIM) project is onderdeel van een groot change programma, dat als doel heeft om de compliant reporting aan de toezichthouder verder te verbeteren en te optimaliseren.

Dit wordt bereikt door beter in control te zijn over de data en data-lineage, door onder andere het vereenvoudigen van een meer stabiel applicatielandscap en end-to-end processen. Hierdoor kan de data vanuit de bron, via een single point of truth DWH, doorlopen tot aan de reporting.

 

Data kwaliteit is de belangrijk voor het compliant rapporteren en aantoonbaar in control zijn.
Binnen de bank bestaat een data issue proces, maar middels dit project wordt de executiekracht van het duurzaam oplossen van data issues in de bron versterkt. Door dit data issue proces centraal te beleggen in het change programma, is het mogelijk om de prioriteit met een aantal partijen samen vast te stellen en zal er extra aandacht en support zijn voor het oplossen van data issues. Het projectteam bestaat uit een business analist en projectleider.

 

Het traject

 

Het belang van het oplossen van data issues wordt breed erkend. Compliant rapporteren in de nieuwe data gedreven rapportagestraat kan alleen met de juiste data en met de juiste kwaliteit.
Als eerste stap is de scope van het project bepaald: in welke volgorde worden de data issues opgepakt?

 

Het is van groot belang om een gezamenlijke prioritering vast te stellen, omdat elke indiener van een individueel data issue hoge prioriteit claimt.

 

Deze prioritering gebeurt op basis van:
  • onderwerp
  • urgentie vanuit de toezichthouder
  • materialiteit
  • impact

 

De lijst met data issues die hieruit ontstaat vormt de basis. Vervolgens wordt voor elk data issue een proces gestart om, samen met de stakeholders, tot een oplossing te komen.

 

In het data issue proces worden een aantal vaste fases onderscheiden:

 

Grondoorzaken analyse

 

Het is van groot belang de oorzaak van het data issue eenduidig vast te stellen. In deze grondoorzaken analyse wordt inzicht ontwikkeld in hoe het data issue ontstaan is en welke mogelijke workarounds in het huidige proces worden toegepast. Deze informatie is de basis voor het oplossen van het data issue.

 

Analyse

 

Tijdens de analyse staan de requirements centraal en wordt er vanuit de grondoorzaak gekeken naar mogelijke oplossingsrichtingen om aan de vereisten te kunnen voldoen. Er vindt afstemming plaats tussen de indiener van het data issue en het oplossende domein, de eigenaar van de data.
Om ervoor te zorgen dat alle requirements beschikbaar zijn, moeten ook alle andere stakeholders in kaart worden gebracht.

 

Wanneer de oplossingsrichting is vastgesteld, wordt er, indien nodig, een business case opgesteld. Hierin wordt vastgesteld of de voordelen van het oplossen van het data issue opwegen tegen de kosten. Een business case is niet altijd mogelijk of nuttig, omdat de opbrengsten niet altijd kwantificeerbaar zijn. Inzicht in de kosten van het oplossen van een data issue kan wel aanleiding zijn om andere mogelijkheden te onderzoeken om het data issue op te lossen.

 

Oplossen/herstellen

 

Nadat de oplossingsrichting is vastgesteld en de business case positief is, start het oplossen/herstellen van het data issue. In deze fase worden de acties uitgezet om de data te herstellen, changes te maken in systemen, de data te ontsluiten, etc. Om te voldoen aan de deadline van de toezichthouder, is het belangrijk dat in deze fase de juiste tijdslijnen worden afgesproken

Decharge en afronding

 

In de laatste fase wordt de oplossing gerealiseerd en/of de data hersteld. Deze oplossing wordt voorgelegd aan de indiener. Wanneer de indiener akkoord is, kan het data issue worden afgerond.

 

Resultaat

 

Ondanks dat het project nog loopt is inmiddels ruim 85% van de geprioriteerde data issues afgerond. Met dit succes en om de executiekracht en het oplossen van data issues hoog te houden, is besloten om ook volgend jaar het data issue proces centraal te beleggen.

 

Belangrijk

 

Binnen het data issue proces, zijn twee zaken zeer belangrijk:

  1. De requirements:
    Deze moeten helder, duidelijk en bekend zijn, voordat er in de analysefase wordt gekeken naar mogelijke oplossingsrichtingen. Wanneer requirements onduidelijk of onvolledig zijn, is het risico groot dat er een onvolledige oplossing of herstel wordt gerealiseerd.
  2. De stakeholders:
    Om alle requirements duidelijk te krijgen is het noodzakelijk om aan het begin van het data issue proces te toetsen of alle stakeholders aangehaakt zijn. Een data issue wordt vaak vanuit één stakeholder ingediend, maar daarmee zijn niet alle stakeholders in kaart gebracht.

 

Meer weten over Data Issue Management of over dit project?

Marco Kooistra

Consultant Finance & Risk

marcokooistra@solidprofessionals.nl

T: +31 (0)30 2400 511

Deel deze blog op