Blog-timemanagement-tim-340x360

Time Management

4 juli, 2020 -
Hoewel je in de huidige situatie soms het idee hebt dat je tijd in overvloed hebt. Is het goed om je te beseffen dat we hoe langer we thuiswerken, we ook steeds meer een normaal ritme krijgen. Thuiswerken betekent ook dat de “vaste” kantoortijden die we kennen, vervagen. Jouw uren tussen 9 en 5 maken is voor jou nu misschien niet per sé de beste manier om effectief aan het werk te gaan. Zorg ervoor dat de tijd die je aan jouw werk besteed, ook nuttig inzet. Hieronder daarom een paar tips over time management, om slim en efficiënt met jouw tijd om te gaan. 

Wat is het doel van time management?

We gebruiken time management om de volgende redenen: 

  1. We stellen hiermee een effectieve planning op 
  2. We stellen concrete doelen op 
  3. We stellen deadlines 
  4. We delegeren verantwoordelijkheden aan anderen 
  5. Je gaat activiteiten prioriteren a.d.h.v. hoe belangrijk ze zijn 
  6. Je besteed de juiste tijd aan de juiste activiteit

Rocks, Pebbles and Sand

Er is een metafoor over de besteding van tijd in de vorm van een pot die men kan vullen met stenen, kiezels en zand. In deze metafoor is de pot het aantal uur dat je op een dag kan besteden aan je werk. De stenen zijn de echt belangrijke zaken die je op een dag moet doen (hoge prioriteit). De kiezels zijn de zaken die wel belangrijk zijn, maar niet per se nu moeten gebeuren. Het zand zijn de onbelangrijke dingen zonder spoed (lage prioriteit). 

Als wij de pot eerst helemaal zouden vullen met zand dan blijft er geen ruimte meer over voor de kiezels en de stenen. Het is daarom belangrijk om je pot eerst te vullen met stenen. Je zal zien dat er daarna nog ruimte is voor de kiezels en daarna zelfs nog voor zand.  

Wat betekent dit nou? Als je begint aan je werk, zorg ervoor dat je eerst tijd en ruimte vrijmaakt voor de belangrijke zaken die nu prioriteit hebben (stenen). Wanneer je dit hebt gedaan, kun je zien waar je tijd over hebt om de overige zaken op te pakken (kiezels). Tot slot zal je zien waar je tijd over hebt om minder dringende zaken op te pakken. Denk aan een kopje koffie drinken met een collega, even een rondje lopen of gewoon gezellig een praatje maken (zand). 

Eisenhower 

Eisenhower bedacht een model die hij destijds ook gebruikte als hij beslissingen moest maken. Hierbij maakte hij een onderscheid in taken die belangrijk waren en/of urgent. Hierbij zei hij dat zaken die belangrijk en urgent waren, zaken waren die jezelf per direct moest oppakken. De zaken die wel belangrijk waren maar niet urgent, die moest je inplannen. Zaken die niet belangrijk waren maar wel urgent, die kan je het beste delegeren en aan een ander over laten. De zaken zonder belang en urgentie, die moet je elimineren want ze zijn zonde van je tijd. 

raktische tips voor time management 

  1. Cluster activiteiten die op elkaar lijken zodat je die in een keer af kan maken. Steeds opnieuw inkomen als je aan een taak moet beginnen kost meer tijd dan wanneer je ze allemaal in één keer doet.
  2. Maak je doelen Smart. Voordat je ergens aan begint, maak het doel concreet voor jezelf. Wanneer ben ik tevreden? Wanneer heb ik mijn doel bereikt?
  3. Blokkeer jezelf. Als je je ergens op focust kost het je minder tijd om iets af te ronden dan wanneer je ergens volledig voor afsluit. Scherm je zelf daarom af, geef aan dat je met rust gelaten wil worden en ga dan met je volle aandacht ergens aan beginnen.
  4. Neem de tijd voor je taken! Een gevoel van een tekort aan tijd maakt dat je ergens gehaast aan gaat werken. Hierdoor heeft deze taak niet je volledige aandacht, wordt de kwaliteit minder en dus ben je er op den duur veel langer mee bezig dan wanneer je er de tijd voor had genomen en het de volle aandacht had gegeven. 
  5. Een situatie waarin de uitdaging hoog is en je vaardigheden deze uitdaging aankunnen, is een situatie waarin jij in een “flow” zit. Als je in een flow zit ben jij volledig in controle van de situatie en heb je het gevoel dat je alles aankan. Denk bij jezelf na wanneer jij in een “flow” zat. Welke omstandigheden waren er toen die ervoor zorgde dat jij in deze flow kwam? Probeer deze omstandigheden zo vaak mogelijk voor jezelf te creëren. Zo kom jij in een flow terecht en ben je de meest efficiënte versie van jezelf.