blog-procesoptimalisatie-dit-heb-je-nodig-340x360

Procesoptimalisatie: dit heb je nodig

5 november, 2020 - Leon Harbers, Marianne Reussing,

Processen in beeld

Binnen de financiële sector ligt de focus op fundamentele zaken als risicobeheersing, borging van compliance en procesinrichting. Ondanks deze focus is er toch vaak nog sprake van een inefficiënt proces. Onbetrouwbare en foutieve informatie zorgen bijvoorbeeld bij de maandafsluiting voor extra reconciliaties van onnodig dubbel werk. Daarnaast zorgen communicatieproblemen tussen afdelingen voor lange doorlooptijden en deadlines die niet gehaald worden.
Door middel van procesbeheersing en optimalisatie kunnen bedrijven inefficiënties aanpakken. Dit is geen eenmalige actie, het gaat om het structureel beheersen en verbeteren van bedrijfsprocessen. Vóór procesoptimalisatie kan plaatsvinden, moeten de processen eerst helder in beeld zijn om duidelijk te krijgen waar de knelpunten zitten. En dat is vaak nog niet zo vanzelfsprekend.
In dit artikel komen drie consultants van Solid Professionals aan het woord over hun ervaringen bij projecten waar ze bezig zijn met het in beeld brengen en optimaliseren van processen.

 

Waarom procesoptimalisatie?

Procesoptimalisatie is essentieel voor bedrijven. Het zorgt niet alleen voor hogere productiviteit en omzet, maar ook voor een toename van werknemerstevredenheid door de focus op waarde toevoegende werkzaamheden.

Andrea: “Als je zelf al lang werkzaamheden op een bepaalde manier uitvoert, kan het lastig zijn om een stap terug te nemen en te vragen: doen we wel de juiste dingen? Mensen stellen zichzelf deze vraag niet altijd, bijvoorbeeld uit zorg overbodig te worden door automatisering. Dit kan leiden tot weerstand om veranderingen op te zetten en door te voeren. Echter, het draait er juist om dat als standaardwerkzaamheden zo efficiënt mogelijk zijn ingericht, er meer tijd over is om bezig te zijn met hoe het nog beter kan en hoe we meer toegevoegde waarde kunnen leveren. Mensen op de werkvloer moeten deze mind-set krijgen en zich blijven richten op het continu verbeteren van hun processen. En dat is iets dat heel lastig is: hoe zorg je dat mensen hun gedrag gaan veranderen voor de lange termijn? Ik focus me vooral op de mensen die zich willen inzetten om verbeteringen te realiseren. Die laat ik daarin ook het voortouw nemen om, als ambassadeur van continue verbetering, anderen op werkvloer enthousiast te maken en mee te krijgen.”

Hoe ziet een bedrijf of afdeling eruit bij binnenkomst?

Elk bedrijf is anders, maar bij elk bedrijf is er winst te behalen. Zo zijn processen vaak niet optimaal efficiënt ingericht en is er geen integraal zicht op processen.

Marianne: “Vaak weet men wel waar inefficiënties binnen het eigen proces zitten, maar wordt er niet de tijdgenomen om het achterliggende probleem te onderzoeken. Zo komen er tijdens de Retrospective , het moment waar stil wordt gestaan bij wat er goed en niet goed is gegaan tijdens de sprint, vaak dezelfde inefficiënties naar voren. Soms zie je dat deze problemen worden veroorzaakt door inefficiënties op andere afdelingen. Zoals het niet tijdig aanleveren van data waardoor er een werkpiek ontstaat. Het is dan zaak om gezamenlijk het probleem aan te pakken.”  

Romy: “Klopt, dat zie ik ook. Toen ik startte bij mijn afdeling was mijn verwachting dat processen veelal geautomatiseerd zouden zijn, maar in de praktijk bleek dat veel handelingen nog steeds handmatig worden uitgevoerd. Grote bedrijven hebben vaak hun procesvoering wel op orde, maar deze is nog niet optimaal efficiënt. Werknemers staan er wel voor open, maar zijn vaak te druk met het uitvoeren van hun, in onze ogen, inefficiënte processen.”

Andrea: “Bij een traject binnen een organisatie gericht op procesoptimalisatie, kwamen we er met de verschillende afdelingen achter dat er nog geen duidelijk beeld was van de processen en onderlinge afhankelijkheden. Mensen zijn op hun eigen afdeling bezig met allerlei werkzaamheden. Hoe al deze taken samenhangen, waar de afhankelijkheden zitten en hoe dit samen een proces vormt is dan nog niet goed in kaart gebracht. Op veel afdelingen wordt nog op deze taakgerichte manier gewerkt en ontbreekt een overkoepelende beeld van het totale proces.”

 

Hoe krijg je processen in beeld?

In de meeste organisaties zijn processen beschreven, bijvoorbeeld in een procesmanual. Dit wordt genomen als uitgangspunt. Om vast te stellen hoe een proces in praktijk verloopt, is informatie van mensen binnen het bedrijf en de afdeling cruciaal.

Marianne: “Om een beeld te vormen van de processen praat ik voornamelijk met mensen. Ik begin met het vaststellen van de scope en het in kaart brengen van het probleem samen met iemand die het proces goed kent. Vervolgens worden de betrokkenen uitgenodigd voor een sessie waarin het gehele proces doorlopen wordt en daarna gaan we op zoek naar verbeterpotentieel. Het eindelijke doel is om op de afdeling een process mindset te creëren, waarin continu verbeteren de norm is. Een mindset waarin iedereen zich continu afvraagt: Doen we dit op de meest efficiënte en effectieve manier? Wat kunnen we doen om het te verbeteren?’ Het is van belang dat werknemers vervolgens voelen dat ze verantwoordelijkheid moeten nemen (en krijgen) om te zorgen dat er ook écht wat verandert. Om dit te faciliteren zou je bijvoorbeeld eens per maand met de stakeholders de proces performance kunnen bespreken. Belangrijk hierbij is om de performance meetbaar te maken en acties te definiëren om zo actief bezig te blijven met het verbeteren van het proces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vast agendapunt op het team- of afdelingsoverleg waarbij een dashboard met proces performance KPI’s wordt gebruikt.”

 

Hoe optimaliseer je processen en wat zijn de resultaten?

Processen kunnen worden geoptimaliseerd door middel van het creëren van een stabiele basis, een gerichte analyse op (in)efficiëntie, kleine, gerichte optimalisaties (zoals automatisering van bepaalde handelingen), het uitbesteden van bepaalde processen en integratie (van bijvoorbeeld afdelingen).

Andrea: “Bij een van onze projecten ben ik bezig geweest met het verder opzetten en uitbreiden van een proces wat in de kinderschoenen stond. Daar ligt de focus in het begin vooral op het creëren van een stabiele basis. Toen we dit hadden opgezet en een aantal succesvolle runs hadden voltooid, zijn we gaan kijken naar verbetermogelijkheden. Het gaat dan vooral om het bepalen van de waarde die het proces levert. We hebben gekeken naar de huidige staat van het proces en wat de ideale staat van het proces zou zijn, waarmee je volledig die toegevoegde waarde levert, zonder verspillingen. We hebben de gap geïdentificeerd tussen wat nu is en wat zou moeten zijn en de grondoorzaken hiervan bepaald. Deze hebben we geanalyseerd en bepaald: wat kunnen we meteen oplossen en waar hebben we een uitgebreide planning voor nodig. Hier is onder andere een mooie samenwerking met een innovatieteam uit voortgekomen. Waar we in de oude situatie analyses uitvoerden op geaggregeerd niveau, zijn we nu een analyse aan het opzetten die op basis van machine learning outliers in de granulaire data opspoort. In ons project sluit dit aan op het doel van het proces en de wens van de klant. Daarmee creëer je écht waarde en realiseer je ook een professionaliseringslag.”

Romy: “Op mijn afdeling was men voorheen veel tijd kwijt met het downloaden van rapporten en verwerken van data. We hebben er middels een tool voor gezorgd dat de data automatisch klaar wordt gezet. Voor de handmatige boekingen gebruiken we nu Microsoft Power Query. Hiermee slaan we een efficiëntie slag doordat we veel tijd besparen en minder fouten maken.”

Marianne: “Het doel van één van mijn opdrachten was om operationele activiteiten binnen een proces te offshoren. Voordat we daadwerkelijk begonnen met het verplaatsen van de werkzaamheden, hebben we het proces geoptimaliseerd. We zijn teruggegaan naar de basis, namelijk de waarde toevoegende stappen. Uiteindelijk hebben we activiteiten samengevoegd en contact en controle momenten toegevoegd om zo in controle te blijven van de geoffshorede activiteiten. Dit project resulteerde uiteindelijk in hogere efficiëntie van werkzaamheden en kostenbesparingen.”

 

De Quick Scan

In een omgeving waar focus op resultaat en deadlines ligt, blijven inefficiënties bestaan. Simpelweg omdat voldoende tijd ontbreekt om de inefficiënties aan de kaak te stellen of aan te pakken. Met onze Quick Scan reiken we je de helpende hand.

De Quick Scan brengt door middel van de Lean Six Sigma methode in één week de processen binnen een afdeling in beeld. In deze week zal Solid Professionals inzicht geven in het praktische probleem, de grondoorzaken van de afdeling en zich focussen op waarde toevoegende activiteiten. Ook zal er inzicht komen in het verbeterpotentieel van het proces en een advies worden gegeven over de oplossingsrichting, inclusief een beschreven vervolgtraject. Er wordt ook advies gegeven over mogelijke automatiseringsoplossingen.

Andrea: “De Quick Scan helpt echt bij het bepalen van welke waarde je proces kan en hoort te leveren. In een week maak je een grote slag door een proces goed in kaart te brengen. Dit is een belangrijke voorwaarde om het proces te kunnen verbeteren en om te bepalen op welke waarde-toevoegende activiteiten je het best kunt focussen.”

Marianne: “Het krachtige van de Quick Scan is dat je in een week tijd inzicht krijgt in het probleem, de grondoorzaken en oplossingsrichtingen. Problemen die vaak door de waan blijven liggen, worden zo op een pragmatische manier tastbaar en oplosbaar.”

 

Meer weten?

Interesse in een Quick Scan voor jouw bedrijf of wil je meer informatie? Neem contact op met Leon Harbers of Marianne Reussing.