5 stappen bij je uitdagingen bij RPA

Iedereen is er groot mee geworden: het overtypen van lijstjes in Excel of Word om vervolgens het betere knip- en plakwerk te doen in een e-mail bericht of een rapport dat je wilt verzenden. “Even snel zo doen. Het is toch lekker makkelijk…” In een bedrijfssituatie leidt dit soort werk vaak tot onnodige fouten waarbij de herstelwerkzaamheden veel tijd kosten. Dit was en is nog steeds één van de problemen waarmee organisaties in de financiële sector worstelen. Robotic Process Automation (RPA) biedt de uitkomst!

Talash Razab-Sekh
Talash Razab-Sekh

RPA rukt op

RPA, het automatiseren van foutgevoelige, repetitieve en tijdrovende acties door middel van software robots, kent nog maar een jonge geschiedenis. Toch is er in die tijd al veel gebeurd op het gebied van automatisering door robots.

In 2013 schreef McKinsey in een artikel dat advanced robotics een grote impact zal hebben op “levens, bedrijfsleven en de globale economie”. Volgens UiPath, martkleider op het gebied van RPA software, was het jaar 2014 het moment waarop RPA een belangrijke concurrent werd van Business Process Outsourcing.

Solid Professionals is van mening dat in de afgelopen jaren deze beelden zijn bevestigd: het is inmiddels meer gebruikelijk om RPA als strategische oplossing te overwegen en in te zetten bij organisaties.

Waar staan we nu?

Er zijn al flinke stappen gezet op het gebied van acceptatie van de RPA technologie en opschaling naar meerdere robots per organisatie. Bovendien wordt RPA steeds meer een must voor organisaties, willen zij hun bedrijfsdoelen bereiken en concurrentiepositie versterken.

Anders gezegd, en dat zien we ook terug in onze praktijk, kunnen we stellen dat veel organisaties de afgelopen jaren geleerd hebben hoe om te gaan met de uitdagingen van RPA bij de implementatie en het gebruik van robots. RPA is gegroeid tot een tool waardoor maximaal gebruik kan worden gemaakt van bestaande resources binnen een organisatie. Op deze manier voegt de tool waarde toe. Volgens onderzoek van McKinsey kan RPA een bestendige ROI van tot 200% opleveren in het eerste jaar van gebruik en tot 25% kostenreductie.

Bijkomend voordeel, naast het resultaat op de investering of besparingen, is dat bij deze manier van werken de mens nog steeds centraal staat.

Uitdagingen bij RPA en hoe dit te overwinnen

Ben je als organisatie nog bezig met deze ontdekkingsreis en heb je daarbij behoefte aan houvast, om op een efficiënte manier om te gaan met de uitdagingen omtrent RPA? Dan kunnen de 5 stappen die wij hieronder hebben geïdentificeerd je helpen om deze uitdagingen aan te pakken.

  1. Met beide voeten op de grond

De valkuil bij RPA is om met te veel ambitie te beginnen, omdat er veel enthousiaste ideeën zijn voor verbeteringen in een proces. Probeer de problemen af te pellen, de processtappen op te knippen om daarmee vervolgens een snelle maar weloverwogen beslissing te kunnen nemen. Een handzame manier is om eerst een top vijf te maken van mogelijke kandidaat-processen voor RPA, met een duidelijke prioriteitstelling door de business.

2. Kies slim

Niet alle processen zijn geschikt voor automatisering. Processen die in aanmerking komen zijn doorgaans:

  • gestructureerd,
  • stabiel,
  • hebben een gestructureerde input,
  • worden gekenmerkt door veel handmatige, repetitieve handelingen.

Dit kun je samen met een RPA expert en proces expert binnen een uur vaststellen. Maak daarnaast zaken meetbaar, bijvoorbeeld door het aantal cases en minuten per case te definiëren, zodat je later de gerealiseerde benefits kunt monitoren. Tot slot beoordeel samen met de business met welk proces wordt gestart. Voor processen die complex en/of groot (end-to-end) zijn, is het advies om te kijken naar innovatieve oplossingen zoals Machine Learning voor Document Understanding of om Forecasting in te zetten. Dit kan naast RPA worden gebruikt of als een vervangende oplossing.  Stel in dit geval vast wat de (bijkomende) kosten hiervan zijn.

3. Neem werknemers mee in de vernieuwing

Medewerkers hebben de kennis en kunde over de bestaande organisatie en de processen. Maak hier optimaal gebruik van door ze deel te laten uitmaken van de ontdekkingen en kansen die er zijn voor vernieuwingen. Wat hierbij helpt is vooraf informatie verstrekken over wat robots kunnen en NIET kunnen, zodat ze inzien dat de software robots het werk faciliteren en geen bedreiging vormen voor hun werk. Bovendien is het verstandig om regelmatig kennis te delen en medewerkers te trainen op het gebied van automatisering, zodat zij nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen.

4. Bereid de business voor

De business moet in control en in de lead zijn voor RPA naar onze mening. In de praktijk heeft de business doorgaans scherp op de radar:

  • hoe het huidige proces eruitziet;
  • hoe het gerobotiseerde proces eruit zou moeten zien;
  • zijn er workflow diagrammen opgesteld;
  • bepaald welke logica moet worden gebruikt;
  • vastgesteld welk validatiecriteria gebruikt moeten worden;
  • en welke systemen/applicaties in scope zijn.

De kans op slagen van een eerste project is groter als de business ‘driving seat’ zit en op deze manier de samenwerking met IT aangaat.

5. Technische hulpvraag

RPA technologie (software en hardware) is relatief eenvoudig en snel op te zetten binnen het bestaande IT landschap. Hierbij heb je altijd een IT afdeling nodig aangezien zij de kennis en kunde hebben over de systemen, het netwerk, security & compliance, performance, functioneel support leveren, en met ideeën komen over de techniek en operatie, die zeer welkom zijn voor een succesvol RPA project.

De toekomst tegemoet

De essentie van RPA is dat het softwarerobots zijn die:

  • de productiviteit verhogen,
  • de werkdruk terugbrengen,
  • en kostenreductie opleveren.

Om deze resultaten te kunnen bereiken, moet je ten eerste in staat zijn om de uitdagingen te (h)erkennen, en deze te trotseren bij de implementatie van RPA. Door onze 5 stappen hierboven te hanteren, zijn wij ervan overtuigd dat dit een goed start is om de doelen van jouw organisatie te bereiken en voor een efficiënte en slimme manier van werken.

*Het originele artikel is gepubliceerd in 2021 op solidprofessionals.nl en is in 2022 herzien en opnieuw gepubliceerd.

Meer weten over RPA?

RPA specialist Talash Razab-Sekh kan je hier meer over vertellen!

Neem contact op