DAK: geautomatiseerde processen met Alteryx
Tot voor kort werd bij DAK Intermediaircollectief veel tijdrovende werkzaamheden met hoge foutgevoeligheid handmatig verwerkt. Financieel Directeur Ceres van Hoorn wist, dit moet anders. Voor de eerste stap in de omslag naar een digitale datagedreven organisatie schakelde DAK Solid Professionals in. Inmiddels leveren de geautomatiseerde processen de coöperatie een aanzienlijke tijdsbesparing op en draagt dit bij aan een betere service naar hun klanten.
Over DAK
Ruim 40 jaar geleden is de coöperatie DAK opgericht door een groep financieel onafhankelijke tussenpersonen om te waarborgen dat zij toegang hebben tot alle verzekeraars. Later zijn hypotheken en autolease aan de diensten toegevoegd. Waar er in het begin slechts tien tussenpersonen waren aangesloten, is DAK inmiddels uitgegroeid tot een grote coöperatie in de markt met 1500 leden en 130 medewerkers.
Veel handmatig werk
“Tot voor kort ging de verwerking van bijna alle rekeningcouranten en afrekeningen nog volledig handmatig. Je moet je voorstellen dat iemand letterlijk polissen uit twee systemen uitprintte en met een liniaal erbij ging vinken. Dit zijn tijdrovende werkzaamheden met hoge foutgevoeligheid.”, aldus Ceres van Hoorn, Financieel Directeur bij DAK. Ceres heeft hiervoor bij verschillende financiële instellingen gewerkt en heeft daar ervaren dat het simpeler kan: “Bij mijn vorige werkgever werkte we met Alteryx om dit soort zaken uit te voeren.”
“Om het project intern te borgen namen we data specialist Steven Cheung aan. Maar ik besefte ook dat we extern iemand nodig hadden om Steven verder op te leiden. Daarvoor hebben we de kennis van Solid Professionals ingezet, om het project vorm te geven en expertise in te brengen en als opleider.”
Kennis en ervaring in huis halen
De keuze voor Solid Professionals was volgens Ceres snel gemaakt: “Al gauw is consultant Talash Razab-Sekh aangehaakt bij de gesprekken. En dan merk je dat er iemand zit die begrijpt wat er moet gebeuren. Hij kent de financiële sector goed, heeft ervaring met de tooling en kent de verschillende oplossingsmogelijkheden.” Steven beaamt dit: “Met het advies van Talash wist ik verschillende technieken te gebruiken en werd ik steeds meer allround gevormd.” Ceres vult aan: “Ook denken ze na over de consequenties en impact van het project. Als je voor deze richting kiest, dan kun je later tegen problemen aanlopen, terwijl als je voor een andere richting kiest kan je dit voorkomen. Ze gaan niet alleen met het zichtbare probleem aan de slag, maar kijken ook naar de datakwaliteit van de aanlevering.”
Aanpak
Om Alteryx in te richten en de processen te automatiseren, moet duidelijk zijn welke handelingen de medewerkers momenteel handmatig uitvoeren. Dit is een interactief proces van uitvragen, inrichten en testen. Voor een soepele samenwerking is het essentieel dat de gebruikers worden betrokken in het project. Ceres: “Ik heb best wel wat trajecten meegemaakt bij mijn vorige werkgevers. Dan zie je dat consultants binnenkomen en die krijgen het mandaat om het snel uit te voeren en te regelen, maar dan krijgen ze de werkvloer niet mee en wordt het geen succes. Dat is nu wél gelukt.”
Ceres: “Om dit te bereiken moet je de gebruikers meenemen in het verhaal.” Steven vult aan: “Wij kennen het proces niet, maar vertalen enkel het proces zodat de computer het kan uitvoeren. De kennis van de processen zit bij de gebruikers, de business zelf. Je hebt elkaar nodig om dit in kaart te brengen en daar kom je alleen met respect en wederzijds begrip. Ceres: “Accountmanager Leon en Talash hebben echt geholpen om dit voor elkaar te krijgen. Op een geduldige manier hebben zij de werkvloer enthousiast gemaakt.”
Volgens Steven zat Talash dicht op het project: “Talash heeft veel hier op kantoor gewerkt. Meestal spraken we elkaar fysiek om een update te geven en om de flows door te nemen. Daarnaast spraken we elkaar regelmatig telefonisch voor een korte update.”
Tijdsbesparing
Inmiddels zijn er ongeveer 10 rekeningcourantprocessen geautomatiseerd. Ceres: “Iedere maand besparen we hiermee gemiddeld 20 tot 25 uur. De tijdsbesparing is afhankelijk van de maatschappij en de aanleveringen van de rekening couranten. Gelukkig krijgen we met Alteryx meer uniformiteit.” Hij vult aan: “Dat die rekeningcourant op tijd verwerkt wordt, scheelt niet alleen tijd op de afdeling Financiën. Ook op de Front Office en bij de receptie. Zij worden gebeld wanneer een rekeningcourant niet op tijd verwerkt is.”
Ceres: “Iedere maand besparen we hiermee gemiddeld 20 tot 25 uur.”
Hogere klanttevredenheid
Verder is de doorlooptijd verbetert. Ceres legt uit: “Wanneer wij onze rekeningcourant uitsturen naar onze 1500 leden dan is dat van te voren gepland. Soms komt er op de laatste moment nog een rekeningcourant binnen van een maatschappij, met de geautomatiseerde processen kunnen we deze nog even snel verwerken. Voorheen was dat niet mogelijk. Dat betekent dat onze leden, de kans dat ze al hun polissen afgerekend zien worden in een rekeningcourant, veel groter is geworden. Daarnaast is de kans op fouten is hiermee kleiner. Ook hierdoor kan je minder telefoontjes en mails verwachten, de nazorg is veel minder. We verwachten dat dit weer een positief effect heeft op de klanttevredenheid. De bijkomende schade is veel minder door de procesverbetering.”
Ceres: “We willen Alteryx nog breder uitrollen in de organisatie. We hebben het nu geïmplementeerd voor de meest impactvolle processen binnen de financiële afdeling waar ik verantwoordelijk voor ben, maar ik verwacht dat op iedere afdeling mogelijkheden zijn voor procesautomatisering.”
Ceres: “De doorlooptijd is verbeterd en de kans op fouten is kleiner. Hierdoor verwachten we hogere klanttevredenheid.”
Toekomst
Ceres: “We willen dit bedrijf verder moderniseren door te digitaliseren en automatiseren. Alteryx helpt mensen in te zien wat er met tooling allemaal mogelijk is. Onlangs zijn we met Robotic Process Automation (RPA) aan de slag gegaan. In het verleden is ook geprobeerd om RPA te implementeren, maar niemand droeg aan waar ze tegen aanliepen. Het verschil is dat collega’s nu horen over Alteryx en wat het oplevert en bedenken misschien is er ook wel een oplossing voor mijn werk.”
Ceres: “We zijn nu ook aan het kijken waar Alteryx en RPA elkaar kunnen versterken. Steven: “Eerst iets invoeren middels RPA en vervolgens analyseren door Alteryx. De output gaat dan weer via RPA weer terug het systeem in.”
Meer weten over procesoptimalisatie?
Wil jij weten welke repeterende werkzaamheden jouw organisatie kan automatiseren? Kom dan naar ons event op vrijdag 12 mei 2023 in Utrecht.
