Data Driven Reporting

Het afgelopen decennium werden financiële instellingen, maar ook andere organisaties, geconfronteerd met steeds kritischer eisen aan de interne en externe informatievoorziening. De bestaande systemen zijn vaak niet ingericht om aan deze eisen te voldoen en dat levert complexe vraagstukken op. Enerzijds beseffen organisaties dat zij meer data gedreven moeten worden om aan de eisen van toezichthouders en klanten te kunnen voldoen, anderzijds blijft de noodzaak om kosten te besparen pertinent aanwezig. Hoe kun jij als manager gehoor geven aan deze toenemende eisen en tegelijkertijd de kosten minimaal houden?

Willem van der Heijden
Willem van der Heijden

5 elementen om als organisatie bij stil te staan

1. De noodzaak van een data gedreven rapportage raamwerk

Onderzoek laat zien dat grote organisaties die onvoldoende strategisch gebruik maken van hun data, op termijn ingehaald dreigen te worden door concurrentie. Zowel vanuit regelgeving als met het oog op de competitie is er de noodzaak voor banken om over te gaan tot een meer data gedreven en toekomstbestendige aanpak. Hoe ziet deze aanpak er in de praktijk uit en wat zijn hierbij belangrijke aandachtsgebieden?

2. Een dekkend datamodel als startpunt

Het ontwerpen van een adequaat en dekkend datamodel is een van de grootste uitdagingen waar organisaties voor staan. Het terugwerken vanuit een zo breed mogelijke informatiebehoefte naar de benodigde informatie in de bronsystemen is niet makkelijk. Het datamodel moet alle mogelijke informatie voor verantwoording en besluitvorming bevatten en kent daardoor een hoge mate van detail. In tegenstelling tot veel van de bestaande datamodellen, wordt dit datamodel gedreven door het kunnen beantwoorden van alle mogelijke strategische en operationele managementvraagstukken. Uiteraard moeten de verantwoordingseisen van toezichthouders daarbij in oogschouw worden genomen. Deze eisen van toezichthouders richten zich op het monitoren van de continuïteit van de organisatie. Dat vereist in essentie dezelfde informatie die het management nodig heeft om goede managementbeslissingen te kunnen nemen.

3. Bepalen van de informatiebehoeften

Aangezien de informatiebehoeftes de vulling van het Common Data Model (CDM )bepalen, is de identificatie hiervan een opgave die niet onderschat mag worden. Hierbij moet rekening worden gehouden met informatie die in de toekomst nodig is om te voldoen aan de strategische ambities van de organisatie. Om te komen tot een granulair CDM moet hier tijdens het bepalen van de informatiebehoeftes rekening mee worden gehouden.

Van oudsher zijn informatiebehoeftes van een organisatie veelal op managementniveau bepaald, gedreven door behoefte aan stuurinformatie of door verantwoordingseisen. Deze top-down benadering zorgt per definitie voor een nauwe invulling van het CDM, waarbij al snel beperkingen ontstaan bij veranderende informatiebehoeften. Een bottom-up benadering is een flexibelere aanpak die beter aansluit bij de continu veranderende behoeftes. Binnen deze benadering bepalen leverende afdelingen welke informatie zij uit hun bronsysteem in het CDM willen opnemen. Cruciaal hierbij is dat bedoelde afdelingen verantwoordelijkheid dragen voor de volledigheid van informatie voor verantwoording en sturing.

4. Richting geven aan de transitie

Een data gedreven rapportagelandschap vereist meer dan een dekkend datamodel als hart. Er moet een strategische visie op informatievoorziening aan het datamodel ten grondslag liggen. Daarnaast is een helder plan, waaraan het management commitment heeft afgegeven, cruciaal. Maar zelfs dan is een lange adem (en natuurlijk de hulp van betrouwbare en kundige partners) vereist. Het hebben van een Target Operating Model (TOM) helpt om de visie op een informatievoorziening te concretiseren. Deze is op te stellen voor een organisatie als geheel, maar ook voor een specifiek deel van een organisatie. Voorwaarde is dat een dekkende visie en strategie van de organisatie als geheel beschikbaar zijn. Het doel van het TOM is richting bieden aan de organisatie, haar besturing en werking. Een goed TOM is concreet en beschrijft heldere, meetbare componenten, die elk op zichzelf te realiseren zijn en individueel toegevoegde waarde leveren het TOM is bij uitstek geschikt om de veranderingen naar een data gedreven organisatie vorm te geven en uit te werken naar een concreet veranderplan.

5. De essentie van de informatiearchitectuur

Binnen de complexe omgeving waarin bedrijven opereren, is het juist inrichten van de informatiearchitectuur een uitdaging. Het spanningsveld tussen vernieuwingen doorvoeren en de kosten in bedwang houden is merkbaar aanwezig. De informatie-architectuur wordt bepaald door de bronsystemen, het dataplatform, het rapportageplatform en de verbindende infrastructuur.

De bronsystemen vormen het begin van de data gedreven rapportage keten. Op het dataplatform moeten alle attributen die onderdeel zijn van het CDM samenkomen. Het belangrijkste doel van het platform is het ‘ontkoppelen’ van de data van de bronsystemen. Bronsystemen kennen veelal elk hun eigen datamodel. Het dataplatform generaliseert het datamodel van alle attributen waarna de attributen organisatie breed kunnen worden gebruikt. Het gebruiken van deze attributen gebeurt binnen het rapportagelandschap. In het rapportagelandschap van een toekomstbestendige en datagedreven organisatie is het dataplatform de enige bron voor de rapportage. De bronsystemen, het dataplatform en het rapportage platform vormen de essentie van de informatiearchitectuur. Deze architectuur zal echter alleen goed functioneren als data governance goed is ingeregeld. Data governance definieert welke spelregels er zijn met betrekking tot datagebruik, -beheer, -standaarden en -kwaliteit en wie daarvoor verantwoordelijk is. Vooral datakwaliteit is hierbij een essentieel onderdeel. Het CDM kan nog zo goed gevuld zijn, maar als de kwaliteit van de initiële brondata ontoereikend is, zal de kwaliteit van de rapportages en daarmee sturingsinformatie ook onvoldoende zijn.

*Het originele artikel is gepubliceerd in 2021 op solidprofessionals.nl en is in 2022 herzien en opnieuw gepubliceerd.

Meer weten?

Deze blog is een samenvatting van paper, eerder geschreven door Willem van der Heijden.

Lees het volledige artikel