Procesbeheersing: nieuwe uitdagingen, nieuwe mogelijkheden.

09-09-19 / Laurens Reulink & Marianne Reussing

Risicobeheersing, verantwoording, regelgeving en beheersing van de eigen complexiteit zijn belangrijke thema’s binnen de financiële sector. Continue veranderingen in externe regelgeving leiden ertoe dat bedrijven standaard moeten kijken naar hun processen. Business gedreven procesbeheersing blijft hierin een grote rol spelen. Tegelijkertijd bieden innovaties op het gebied van artificial intelligence en data science nieuwe mogelijkheden voor het in kaart brengen, verbeteren en beheren van processen. Maar hoe zijn de de traditionele en nieuwe mogelijkheden goed te combineren? En hoe pak je als bedrijf zoiets aan?

Hoe kan AI of data science helpen bij procesbeheersing?

Er bestaan al veel business gedreven methodes die een aantal kernactiviteiten van procesbeheersing kunnen verwezenlijken en daarin erg succesvol zijn. Deze methodes werken met interviews, observaties en statistiek. Ze geven vooral inzichten op basis van de bedrijfsvoering en de hierbij betrokken mensen. Een extra laag bovenop deze technieken kan echter nieuwe of aanvullende inzichten verschaffen.

Data-driven technieken als machine learning en process mining kunnen verborgen problemen, of problemen die zich in de toekomst kunnen voordoen, identificeren. Deze technieken kunnen ook bestaande conclusies over de kwaliteit van een proces verifiëren en aanvullen. Process mining gebruikt data, bijvoorbeeld uit aan het proces-gerelateerde systemen, om een proces model geautomatiseerd te genereren. Daar blijft het niet bij. Met goede proces data kan dit model ook uitgebreid worden met performance informatie per activiteit zoals de doorlooptijd of wachttijd van een activiteit. Daarmee zijn bijvoorbeeld bottlenecks in het proces realtime te identificeren.

Artificial intelligence kan onder andere gebruikt worden om KPI’s van lopende processen te voorspellen om bijvoorbeeld op tijd in te grijpen bij gevallen die mis dreigen te lopen. Dit kan handig zijn bij het monitoren van lopende processen. Deze inzichten komen bovenop de inzichten die vanuit de business naar voren komen. Hierdoor kan de combinatie van business- en data-driven procesbeheersing de kwaliteit, maar zeker ook de agility van processen verbeteren.

Volwassenheid van procesbeheersing

Elk bedrijf doet wel aan een vorm van procesbeheersing, maar de regelmaat en diepgang hiervan kan per bedrijf enorm verschillen. De mate waarin procesbeheersing wordt toegepast zegt iets over de volwassenheid van het bedrijf op dit gebied. Sommige bedrijven staan nog in de kinderschoenen en hebben nog nauwelijks een beeld van hoe het proces in werkelijkheid verloopt. Andere bedrijven hebben al een goed proces model maar weten niet waar en hoe ze het proces kunnen verbeteren of hoe ze data in kunnen zetten. Ons maturity model voor procesbeheersing kan hierbij helpen. Het wordt gebruikt om te bepalen waar een bedrijf staat met zowel business- als data-driven procesbeheersing en het bepaalt in welke mate deze twee vormen al hand in hand gaan.

Het maturity model laat meerdere door ons gedefinieerde niveaus zien van zowel business als data-driven procesbeheersing. Om als bedrijf te groeien op het gebied van procesbeheersing zijn veel stappen te zetten. Zodra duidelijk is waar een bedrijf staat kijken we welke stappen er nodig zijn om groei te realiseren. Hoe meer ‘volwassen’ een bedrijf is hoe beter de procesbeheersing zal zijn. Een combinatie van business- en data-driven procesbeheersing is hierbij het doel maar dit zal lang niet in alle bedrijven mogelijk zijn.

Uiteraard blijven er altijd uitdagingen bestaan. Niet elk bedrijf beschikt over de juiste data, kennis of capaciteit om een volgende stap te zetten. Wij helpen met het vaststellen van de mogelijkheden en helpen bij de uitdagingen die daarbij komen kijken. We hebben binnen het proces ook aandacht voor change management aspecten. Het succes is namelijk in belangrijke mate afhankelijk van de bereidheid van mensen om te veranderen. Of het nu gaat om het implementeren van herontworpen processen, het introduceren van data-driven technieken of machine learning & proces mining.

Wil je meer weten over procesbeheersing of ben je benieuwd waar jij als bedrijf of afdeling staat, neem dan contact op met Matthias Geerse.

Deel: